E-Mail, SMS, Messenger: Niedersachsen will als erstes Land Archivpflicht lockern

In Niedersachsen könnte bald erstmalig ein zentraler Grundsatz des Archivrechts aufgehoben werden: Nach Informationen von heise online sehen Pläne der Niedersächsischen Staatskanzlei vor, die digitale Kommunikation künftig von der sogenannten Anbietungspflicht an Archive auszunehmen. Bisher müssen Landes- und Bundesbehörden in Deutschland ihre abgeschlossenen Unterlagen vollständig den zuständigen Archiven anbieten. Diese entscheiden dann nach eigenen Kriterien, was sie davon als archivwürdig betrachten und langfristig übernehmen.

Die Anbietungspflicht in Niedersachsen gilt bisher für „sämtliches Schriftgut“ mit der im Ländervergleich seltenen Ausnahme für rechtswidrig gespeicherte Daten. Nach Wunsch der fürs Archivwesen zuständigen Staatskanzlei soll im Zuge einer Novelle des Archivgesetzes nun eine zusätzliche Ausnahme ergänzt werden. Dieser zufolge müsste „digitale Kommunikation, insbesondere in Form von E-Mails, SMS und Chats in Messengerdiensten“ künftig nicht mehr über die davon bereits in Akten erfassten Teile hinaus angeboten werden. In der Begründung heißt es, die Änderung diene dazu, die bisher meist telefonische oder persönliche kurzfristige Kommunikation „rechtssicher an die Gepflogenheiten der Gegenwart anzupassen“. Das geht aus dem Entwurf der Staatskanzlei hervor, die dazu zurzeit die Antworten einer nichtöffentlichen Verbändeanhörung auswertet.

Der Umgang mit digitaler Kommunikation und deren fehlende Dokumentation sind bereits länger ein Streitpunkt zwischen öffentlichen Verwaltungen und Archiven. In der Vergangenheit ist es vermehrt zu Löschungen von dienstlicher digitaler Kommunikation gekommen. So fiel etwa die heutige EU-Kommissionspräsidentin Ursula von der Leyen in der sogenannten Berateraffäre sowie bei EU-Impfstoffverträgen mit gelöschten Nachrichten auf. Bereits zuvor standen sie und ihr damaliger Amtskollege, Verkehrsminister Andreas Scheuer, wegen gelöschter Handydaten in der Kritik von Untersuchungsausschüssen. Und auch die digitale Kommunikation der ehemaligen Bundeskanzlerin Angela Merkel scheint lediglich nach Ermessen des Kanzleramts und nicht des zuständigen Bundesarchivs dokumentiert worden zu sein.

Der Jurist und Dozent für Archivrecht an der Archivschule Marburg, Thomas Henne, äußerte sich auf Anfrage von heise online skeptisch zu den niedersächsischen Plänen, digitale Kommunikation von der Anbietungspflicht auszunehmen. „Das rüttelt direkt am Zweck von Archiven, muss entschieden abgelehnt und unbedingt noch geändert werden“, erklärte er. Zu entscheiden, welche Unterlagen nicht ins Archiv übernommen würden, etwa private Nachrichten, sei Aufgabe des zuständigen Archivs: „Wenn Behörden zunehmend selbst entscheiden können, was überhaupt angeboten und was selbstständig gelöscht wird, bleibt nur übrig, was gut gelaufen ist – eine Werbebroschüre für die Behörde. Das kann nicht der Anspruch an Transparenz in einem demokratischen Rechtsstaat sein.“

Der Archivrechtler weist zudem auf drohende Verluste in der Verwaltungsdokumentation hin: „Die Erfahrung zeigt, dass vieles heute sowieso gar nicht mehr zur Veraktung führt und dann gänzlich im E-Mail-Verkehr verbleibt. Das Missbrauchspotenzial ist natürlich groß, wenn von vornherein feststünde, dass digitale Kommunikation sowieso nicht ins Archiv kommt.“ Das sei schon eine neue Dimension, sagte Henne. Relevant sei das nicht nur bei Fällen in Bundesbehörden: „Auch auf Ebene der Länder und Kommunen gab es Fälle, in denen digitale Kommunikation Skandale dokumentiert hat.“

Die Begründung der Landesregierung, es handle sich um weniger relevante kurzfristige Kommunikation, teilt er nicht: „Es wird dann so getan, als würden Archive auf private Kommunikation zugreifen wollen. Nach den Vorgaben der Behörden selbst sollen aber dienstliche Accounts sowieso nur dienstlichen Schriftverkehr enthalten.“

Henne lehnt es ab, die Entscheidung darüber, welche Kommunikation langfristig gesichert werden würde, von den Archiven auf die Verwaltung zu übertragen. „Es sollte alles angeboten werden müssen“, forderte er.

Michael Ruprecht, Vorsitzender des Verbandes deutscher Archivarinnen und Archivare (VdA), sagte zu dieser Debatte kürzlich im Gespräch mit der „Welt“, der Staat dürfe „sich nicht durch einen Wechsel des Kommunikationsmittels seiner Dokumentationspflicht entziehen“. Am Ende gehe es darum, „ob staatliches Handeln auch in Zukunft überprüfbar und nachvollziehbar bleibt oder ob wichtige Teile davon dauerhaft im Dunkeln verschwinden“, so Ruprecht.

Bundesweit stoßen die Pläne bei Fachleuten im Archivwesen auf Unverständnis. In Gesprächen mit ihnen entsteht der Eindruck, dass diese Novelle dort als wesentliche Verschlechterung empfunden würde. Der Entwurf wirke zudem insgesamt wie von einer fachfremden Behörde verfasst und ließe häufig eingebrachte Verbesserungsvorschläge aus dem Archivwesen unberücksichtigt.

Denn der Entwurf enthält weitere im Vergleich mit anderen Landesarchivgesetzen unübliche Pläne, darunter zusätzliche Wirtschaftlichkeitserwägungen beim Erhalt historischen Quellenmaterials. Der niedersächsische Archivverband hingegen macht bereits seit über zwanzig Jahren auf bisher schon fehlende Mittel, insbesondere auch für kommunale Archive, in Niedersachsen aufmerksam. Auch die für Kultur, Forschung und Bildung zuständigen niedersächsischen Landschaftsverbände kritisierten 2019 die unzureichende finanzielle und personelle Ausstattung der Archive, um ihre Aufgaben angemessen erfüllen zu können.

Auf Anfrage erklärt die Niedersächsische Staatskanzlei, vorgetragene Kritikpunkte würden derzeit „sorgfältig geprüft und fachlich ausgewertet“. Konkret wolle man sich deshalb noch nicht zu der Kritik äußern. Wann der Entwurf der Landesregierung vorgelegt werden soll, stehe zudem noch nicht fest.

Niedersachsen ist neben Bayern bisher das einzige Land ohne Informationsfreiheitsgesetz und damit ohne die Möglichkeit, Unterlagen aus aktiven Verwaltungsvorgängen einzusehen. Uneinigkeit in der rot-grünen Landesregierung über ein in ihrem Koalitionsvertrag vereinbartes Transparenzgesetz brachte zuletzt Zweifel auf, ob das Vorhaben noch vor Ende der Wahlperiode realisiert werden wird. Auf Anfrage erklärt das Niedersächsische Justizministerium, ein Gesetzentwurf befinde sich in der internen Endabstimmung. Einen Zeitplan wollte es nicht nennen.

E-Mail, SMS, Messenger: Niedersachsen will als erstes Land Archivpflicht lockern

Die rot-grüne Landesregierung überarbeitet derzeit das Archivrecht. Fachleute befürchten, dass Verwaltungsvorgänge dadurch intransparenter werden könnten.